Documenten met versiebeheer archiveren en via QR-code verifiëren

Met Afgifteversie maken in het onderdeel Export bewaart PlanElec een pdf ongewijzigd in het projectarchief. Elke afgifteversie krijgt een willekeurig document-ID, een oplopend versienummer per documenttype, een QR-code op elke pagina en een SHA-256-hash. Voorwaarden: het project is opgeslagen, het document heeft geen openstaande correcties en je bent in het project Eigenaar, Beheerder of Bewerker. Wie de QR-code scant, ziet op de pagina Documentverificatie of precies deze archiefversie actueel, vervangen of ingetrokken is. Die controle bevestigt alleen archiefherkomst en bestandsintegriteit. Ze is geen AREI-keuring, geen conformiteitsverklaring en geen elektronische handtekening; de keuring doet het erkend organisme.

Welke documenten kun je archiveren?

Gearchiveerd wordt elke pdf die je in Export afgeeft via Afgifteversie maken. De gedocumenteerde reikwijdte zijn deze acht documenttypes:

Toont Export nog andere documentkaarten met dezelfde knop, dan volgen die dezelfde archiefweg. Elk type heeft zijn eigen versiereeks: het installatiedossier telt apart van een los afgegeven eendraadschema.

Niet gearchiveerd worden de documenten in het onderdeel Domotica: Kanaalplan, Klemmenplan, Functies per ruimte, Topologiediagram, Aantallen domotica, Conformiteitsrapport met domotica en het Domotica-overdrachtsdossier ontstaan in de browser. Hun hash identificeert alleen de vastgelegde exportgegevens en is geen archiefbevestiging. Meer daarover in KNX plannen en documenteren.

Ook een download via Concept downloaden komt niet in het archief. Concepten dragen de vermelding „CONCEPT” en blijven lokale bestanden.

Wat moet in orde zijn vóór de afgifte?

Typische correcties die de afgifte blokkeren zijn bijvoorbeeld „Aansluitgegevens nog niet bevestigd”, „Ontbrekende toestellen op het situatieschema plaatsen”, „Eendraadschema nakijken en bevestigen” of „Stroombaanaanduidingen aanvullen”. Zolang er één openstaat, blijft Afgifteversie maken vergrendeld. Een concept kan wel. Hoe je de documenten voorbereidt, lees je in Documenten exporteren.

Hoe maak je een afgifteversie?

1. Open in de studio het onderdeel Export en sla het project op.
2. Controleer het document met Voorbeeld en kies, als dat wordt aangeboden, formaat en opties.
3. Klik op de documentkaart op Afgifteversie maken. Voor het dossier vind je dezelfde knop in het zijpaneel Dossieroverzicht, onder Concept downloaden.
4. Heeft het document aandachtspunten, dan opent het venster Aandachtspunten voor deze afgifteversie bevestigen. Lees de lijst. Met Aandachtspunten bevestigen en archiveren ga je verder, met Annuleren stop je.
5. PlanElec maakt de pdf, archiveert ze en downloadt het gearchiveerde bestand. De stap is gelukt wanneer de melding „Archiefversie … is aangemaakt en gedownload.” verschijnt en de nieuwe versie in het Documentarchief staat.

De bevestigde aandachtspunten blijven deel van het gearchiveerde afgiftebewijs. De bevestiging geldt alleen voor de huidige revisie en de gekozen uitvoer. De Materiaallijst heeft altijd zo'n aandachtspunt: ze bevat modelhoeveelheden en is geen goedgekeurde bestellijst.

Staat de zelfcontrole in het project uit, dan vat het venster de bevindingen samen in één regel, bijvoorbeeld „3 bevindingen zonder beoordeling (zelfcontrole uit)”. Het AREI-zelfcontrolerapport kun je dan niet afgeven.

Wijzig je tijdens de voorbereiding het project of de exportselectie, dan stopt PlanElec. Start de export daarna opnieuw; zo hoort elke archiefversie bij een opgeslagen versie van het project.

Wat gebeurt er met de pdf bij het archiveren?

• Eigen document-ID: de server kent een willekeurige UUID toe en bewaart het bestand in een privé projectopslag. Het is alleen op te vragen met projecttoegang of met de toegangssleutel uit de QR-code.
• QR-code op elke pagina: rechtsonder staat op elke pagina een QR-code in een wit vlak, met daarnaast „PlanElec” en de eerste acht tekens van het document-ID.
• SHA-256-hash: na het plaatsen van de QR-codes berekent de server de SHA-256-hash van het afgewerkte bestand en slaat hem op. Het gedownloade bestand is precies dat bestand.
• Geen actieve inhoud: formuliervelden, annotaties, koppelingen en automatische acties worden uit de pdf verwijderd.

Het archief aanvaardt pdf's tot 20 MB en tot 200 pagina's. Een gearchiveerde versie verandert niet meer. Na een projectwijziging maak je een nieuwe versie; de oude blijft bewaard als Vervangen.

Waar vind je de versiegeschiedenis?

Onder de documenten in Export staat het onderdeel Documentarchief met de titel PDF-uitgaven met versiebeheer. Elke regel toont documenttype, versienummer (bijvoorbeeld v2), status, tijdstip, aantal pagina's en de eerste twaalf tekens van de hash. Met Vernieuwen laad je de lijst opnieuw.

Elke regel biedt PDF, Sticker-PDF en Sticker-PNG. Alle projectleden, ook kijkers, kunnen die bestanden downloaden.

Hoe druk je de QR-sticker af?

1. Kies in het Documentarchief de gewenste versie.
2. Klik op Sticker-PDF voor een etiket van 40 × 40 mm met „PlanElec.be”, QR-code, versienummer en korte ID. Sticker-PNG levert alleen de QR-code als afbeelding van 472 × 472 pixels, wat overeenkomt met 40 mm bij 300 dpi.
3. Druk het etiket op ware grootte af en scan het één keer ter controle voor je het opkleeft.

De sticker verwijst naar precies deze archiefversie. Na een nieuwe afgifte druk je dus ook een nieuwe sticker af. Voor een ingetrokken versie levert PlanElec geen sticker meer.

Wat toont de controlepagina na het scannen?

De QR-code opent de pagina Documentverificatie op planelec.be/verify/<document-ID>. Ze is bereikbaar zonder aanmelding en wordt niet door zoekmachines geïndexeerd.

Projectnaam, klant en adres staan niet op de controlepagina. De inhoud open je met Gearchiveerde PDF openen. Dat lukt alleen als de link uit de QR-code volledig is: achter #access= staat een toegangssleutel. De pagina haalt die sleutel na het laden uit de adresbalk. Ontbreekt hij, dan meldt ze „Deze link bevat geen toegangsrecht. Scan de volledige QR-code opnieuw.” Voor het uitleveren vergelijkt de server de hash van het opgeslagen bestand met de archiefhash en levert bij een verschil niets uit.

Wie de QR-code heeft, kan de pdf openen. Behandel afdrukken en stickers dus zoals het document zelf.

Hoe controleer je zelf een pdf tegen de hash?

Bereken de SHA-256-hash van het bestand dat je ontvangen hebt en vergelijk hem met de waarde op de controlepagina:

• macOS: shasum -a 256 bestand.pdf
• Windows (PowerShell): Get-FileHash bestand.pdf -Algorithm SHA256
• Linux: sha256sum bestand.pdf

Zijn beide waarden gelijk, dan is het bestand identiek aan de archiefversie. De bestandsnaam speelt geen rol. Een andere waarde ontstaat al wanneer de pdf opnieuw is opgeslagen, achteraf ondertekend, van opmerkingen voorzien of ingescand. Een afdruk kun je niet via de hash controleren; daarvoor gebruik je de QR-code en open je de gearchiveerde pdf.

Hoe trek je de QR-toegang in?

1. Zoek in het Documentarchief de betrokken versie en klik op QR intrekken. Die knop zien alleen de Eigenaar en een Beheerder.
2. Bevestig in het venster Openbare QR-toegang intrekken? met Toegang intrekken.
3. De regel toont daarna Ingetrokken en de melding „De openbare QR-toegang is ingetrokken.” verschijnt.

Afgedrukte QR-codes van deze versie openen de pdf daarna niet meer; de controlepagina toont Openbare toegang ingetrokken. Projectleden behouden toegang via het archief. Intrekken kan niet ongedaan worden gemaakt. Heb je opnieuw een geldige QR-code nodig, maak dan een nieuwe afgifteversie.

Wat bevestigt de controle, en wat niet?

Het AREI-zelfcontrolerapport blijft ook gearchiveerd een softwarematige zelfcontrole van de ondersteunde regels. Wat het dekt, lees je in Wat controleert de zelfcontrole. Het officiële oordeel over de installatie geeft een erkend organisme.

Welke meldingen kun je bij het archiveren krijgen?

Terug naar Documenten exporteren of naar de kennisbank.